La mayoría de los agentes inmobiliarios y propietarios todavía hacen el inventario de un piso de alquiler con un folio en blanco, un bolígrafo y mucha paciencia. El resultado: una hora de trabajo, fotos dispersas por el móvil, un PDF mal maquetado que hay que enviar por email y esperar a que el inquilino lo firme y lo devuelva escaneado. Cuando llega el momento de revisar ese inventario al final del contrato — a veces dos o tres años después — es prácticamente imposible interpretarlo.
Hay una forma mejor. En esta guía te explicamos cómo hacer un inventario completo, con fotos y PDF, en menos de 2 minutos desde el móvil.
Por qué es importante el inventario en un alquiler
El inventario de alquiler cumple una función doble: protege al propietario y protege al inquilino. Y cuando no existe — o existe pero está mal hecho — los conflictos son casi inevitables.
Para el propietario: sin inventario firmado, no puedes retener la fianza por daños en el mobiliario. Legalmente, si no puedes demostrar en qué estado estaba cada bien al inicio del contrato, no puedes reclamar compensación por el deterioro al final. Los juzgados de arrendamiento lo resuelven así con regularidad.
Para el inquilino: sin inventario, puede enfrentarse a reclamaciones por daños que no causó. Si la lavadora ya tenía un fallo o el sofá ya estaba desgastado cuando se mudó, y no hay documento que lo acredite, queda en una posición muy vulnerable.
Un inventario bien hecho, firmado por ambas partes el día de la entrega de llaves, elimina estos conflictos antes de que empiecen.
Qué incluir en el inventario de un piso de alquiler
El inventario debe documentar, estancia por estancia, todos los bienes muebles y electrodomésticos presentes en el piso en el momento de la entrega. Para cada bien es importante anotar:
- Nombre y descripción del bien (por ejemplo: "sofá de 3 plazas, color gris, estructura de madera").
- Cantidad exacta (1 cama doble, 2 mesillas de noche, 4 sillas).
- Estado en el momento de la entrega: nuevo, bueno, con uso normal, con desgaste visible o con desperfecto conocido.
- Foto del bien o de la estancia.
Aquí tienes una referencia de qué incluir en cada zona del piso:
Paso a paso: cómo hacer el inventario con Fincta (gratis)
Fincta es un CRM inmobiliario gratuito que incluye una herramienta de inventario integrada en la ficha de cada propiedad. No necesitas nada más: ni plantillas, ni Excel, ni otras aplicaciones. Todo el proceso se hace desde el móvil.
Abre la propiedad en Fincta
Accede a la ficha del piso en Fincta. Si todavía no has creado la propiedad, puedes hacerlo en menos de un minuto con la dirección y las características básicas. Fincta está disponible en el navegador, sin instalación.
Pulsa en Inventario
Dentro de la ficha de la propiedad encontrarás el botón de Inventario. Al pulsarlo accedes a la pantalla de gestión del inventario, inicialmente vacía y lista para empezar.
Añade secciones e ítems
Crea una sección por cada estancia (salón, cocina, dormitorio, baño, terraza...) y añade dentro los bienes de cada una. Para cada ítem puedes indicar el nombre, la cantidad y el estado con unos pocos toques.
Añade fotos de cada estancia
Desde la misma app, haz fotos de cada estancia y de los ítems más relevantes directamente desde la cámara del móvil. Se guardan vinculadas al inventario y aparecen en el PDF final — son la prueba más sólida en caso de disputa.
Exporta el PDF
Con un solo toque, Fincta genera un PDF profesional con todas las secciones, los ítems, las fotos y el espacio para firmas de propietario e inquilino.
Comparte por WhatsApp para firmar
Envía el PDF al inquilino directamente por WhatsApp o email desde la app. Una vez que ambas partes lo firmen, el inventario queda completo y tiene validez como documento privado.
Errores más comunes al hacer el inventario de un alquiler
Estos son los fallos que se repiten con más frecuencia — y que luego generan problemas al final del contrato:
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el inventario en un contrato de alquiler?
La ley no obliga a adjuntar un inventario al contrato de arrendamiento, pero es altamente recomendable. Sin inventario firmado, el propietario no puede retener la fianza por daños en el mobiliario porque no puede demostrar en qué estado estaba cada bien al inicio del contrato. El inventario protege a ambas partes y es la mejor prevención contra conflictos al finalizar el alquiler.
¿Cuándo se hace el inventario de un piso de alquiler?
El inventario debe hacerse el mismo día de la entrega de llaves, antes o durante la entrega. Lo ideal es realizarlo en presencia de ambas partes para que el inquilino pueda confirmar el estado de cada bien en ese momento. Si no es posible coincidir, puede enviarse el inventario al inquilino para que lo revise y firme en las 24-48 horas siguientes a la entrega.
¿Puedo usar el inventario para retener la fianza?
Sí, pero solo si el inventario está firmado por el inquilino al inicio del contrato. Para retener la fianza al final del alquiler por daños en el mobiliario o en la vivienda, necesitas demostrar que esos daños no existían cuando el inquilino recibió el piso. Un inventario fotográfico firmado es la mejor prueba. Sin él, la reclamación es muy difícil de sostener ante cualquier organismo de mediación o juzgado.